为提高体育学院的档案管理水平和质量，保障学院工作有序进行，结合体育学院实际，特制定本规定。
一、指导思想
档案管理工作是体育学院的重要工作之一，为了提高体育工作水平，全体教职工要充分重视、认真搞好档案资料的积累和整理，以最大限度地发挥其信息储存和反馈作用。体育学院档案是在体育教学、体育科研、群体竞赛、党政管理及各项活动中直接形成的对学校、社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、组织领导
体育学院档案管理工作由体育学院院长直接领导，学院设专人负责，在体育教学、体育科研、群体竞赛、党政管理及各项活动中形成的档案材料由专人负责收集、整理、分类、组卷、移交工作。
三、学院档案建设原则和要求
（一）教师体育学院档案的建设应以服务于学院发展为目的。
（二）档案主要由全体教职工及体育学院共同建设。
（三）管理人员要保护好档案，不得损坏、丢失、抽取、拆散、涂改。未经体育学院主管领导批准，不得外借。
（四）对需列入教师业务档案的管理性文件、业务性材料,一律打印或用黑色水笔（钢笔）书写，字迹清晰、工整。
四、档案管理
（一）党政档案
1.党政档案内容
主要包括上级主管部门关于体育教学、管理、群体活动、竞赛、科研等方面的指导性、指令性文件，体育部制定的规章制度，请示报告、计划、总结及日常管理中形成的具有保存价值的文件材料。
2.党政档案管理
（1）根据材料内容不同进行分类，坚持一类一盒，按时间进行排序，粘贴日期小标签，按日期登记到目录表中。
（2）党政材料具有即时性，档案材料入库保存要及时。
（3）档案借阅须经相关领导批准，完整填写档案借阅登记表方可借阅，并需在规定日期内归还，借阅人要保证材料的完整性。
（二）教师业务档案
1.教师业务档案内容
（1）与教师个人情况相关的证明材料
①学历、学位证书扫描件；
②教师资格证书扫描件；
③教师职称聘任相关文件扫描件；
④各类技能等级证书(含普通话)扫描件;
⑤进修或培训结业证书扫描件；
⑥国内外学术访问的有关材料（会议名称、邀请信）；
（2）任职以来综合奖励情况
教师个人获得各级各类荣誉称号的证书或表彰性文件的扫描件（先进个人、青年教师讲课比赛等奖项）；
（3）教学工作材料
①教学材料：教学大纲（实践性教学环节大纲）、教学进度表、教学日历、教案、点名册、成绩册等教研室要求的材料。
②指导毕业论文情况（时间、班级、人数）；
③指导学生实习情况（时间、地点、班级、人数）；
（4）教学及科研成果
①承担科研项目的相关证明材料扫描件（申报书、科研项目立项批准书或文件、结题报告书、所产生的成果材料）；
②论文、论著（译著）编写情况：填写科研情况统计表，并上交支撑材料扫描件
③教学及科研成果（项目、论文、教材及专著等）获奖证书或表彰性文件的扫描件；
（5）有重要纪念意义的照片及音像资料；
（6）其他需存档的材料。
2.教师业务档案管理
（1）教师业务档案可分为教学档案，科研档案，证明材料、业绩档案三类分装，每类一盒，盒内材料顺序可以时间和种类进行排序。
（2）教师业务档案存档使用统一档案盒，并使用侧封格式，档案盒内侧需粘贴档案内容目录，目录内容随档案同步更新。
（3）教师业务档案材料收集可依学期末或者学年末为时间截点进行更新。
（4）教师业务档案材料首先由教师个人按照教研室通知要求填写、准备个人材料，在规定时间内上交教研室，由教研室主任、教学副院长进行审核合格后签字，移交档案管理员进行分类登记装填。
（5）业务档案归档后，教师仅可在教研室主任或教学副院长批准，完整填写档案借阅登记表情况下借阅本人档案材料，并需在规定日期内归还，借阅人不得对档案材料进行涂改、破坏等行为，保证原始材料的完整性，一经发现违规行为，学院可视情况进行处理。
（三）群体活动材料
1.群体活动材料内容
主要包括群体工作计划、总结及开展各项群体竞赛活动形成的图文、录像、照片等文件材料。
2.群体活动档案管理
（1）各群体活动（如：学生排球、足球、篮球联赛等）负责人必须在活动结束一周内上交活动通知、活动方案、工作计划、活动秩序册、获奖情况、活动总结、活动新闻稿、活动中精彩照片（不低于10张）、活动颁奖照片（不少于10张）以及其它活动形成的图文、录像、照片等文件材料。
（2）群体活动档案可按活动类别进行分类，每类一盒，盒内材料顺序按活动时间进行排序，档案盒内侧需粘贴档案内容目录，目录内容随档案同步更新。
（3）群体活动档案材料首先由活动负责人按要求进行整理，交由相关领导审核合格签字，移交给档案管理员进行归档，纸质材料按要求装入档案盒，电子材料存入指定电脑，并做查询目录表（如：D盘—XX文件夹）。
（4）活动负责人必须在活动结束之后一周内完成资料归档工作，不得拖延。
（5）档案归档后，教师如需借阅，须经相关负责人同意，并完整填写档案借阅登记表方可借阅，并需在规定日期内归还，借阅人不得对档案材料进行涂改、破坏等行为，保证原始材料的完整性，一经发现违规行为，学院可视情况进行处理。
（四）运动队档案管理
1.运动队档案内容
（1）非参赛队：运动队组建申请、组建方案、队员选拔办法、训练计划、训练教案、训练签到表、学期训练总结、队员信息表、训练照片（高清有特色照片每学期不少于10张）以及活动形成的其它图文、录像、照片等文件材料。
（2）参赛队：在参赛队资料基础之上，还包括比赛通知、报名表、秩序册、成绩册、获奖情况、比赛新闻报道、照片（包含比赛背景的获奖合影照、比赛中特写等内容，不少于10张）以及比赛中形成的其它图文、录像、照片等文件材料。
2.运动队档案管理
（1）运动教练员负责运动队资料的收集整理，非参赛队在开训前一周上交训练计划、训练教案，学期训练结束上交训练签到表、学期训练总结、队员信息表、训练照片以及学院要求的其他训练资料；参赛队在比赛结束后一周内上交比赛通知、报名表、秩序册、成绩册、获奖情况、比赛新闻报道、照片（包含比赛背景的获奖合影照、比赛中特写等内容，不少于10张）以及比赛中形成的其它图文、录像、照片等文件材料。
（2）运动队档案保存每队一盒，档案内容分年度按照资料形成时间排列装订成册，档案盒内侧需粘贴档案内容目录，目录内容随档案同步更新。
（3）运动队档案材料首先由教练员按要求进行整理，交由相关领导审核合格签字，移交给档案管理员进行归档，纸质材料按要求装入档案盒，电子材料存入指定电脑，并做查询目录表（如：D盘—XX文件夹—XXX年度—XX资料）。
（4）档案归档后，教师如需借阅，须经相关负责人同意，并完整填写档案借阅登记表方可借阅，并需在规定日期内归还，借阅人不得对档案材料进行涂改、破坏等行为，保证原始材料的完整性，一经发现违规行为，学院可视情况进行处理。
（五）运动会档案管理
1.运动会档案内容
主要包括学院有关文件、开闭幕式领导的讲话稿、报名表、秩序册、竞赛规程、新闻报道、成绩、影像、照片、活动总结等文件材料。
2.运动会档案管理
（1）运动会档案材料主要由竞赛秘书处进行收集整理，相关部门根据需要进行协助。
（2）运动会资料收集整理后，经学院领导审核合格签字后上交资料管理员进行归档。
（3）运动会资料归档必须在运动结束后一周内完成。
（4）运动会档案资料按照年份装盒，盒内资料排序按照资料形成时间排序装订。电子材料存入指定电脑，并做查询目录表（如：D盘—XX文件夹—XXX年度—XX资料）。
（六）大学生体侧达标测试档案管理
1.体质达标测试档案内容
主要包括大学生体质测试有关文件、实施计划或方案、测试数据表（包含电子）、测试数据分析报告、新闻报道、影像、照片、测试总结等文件材料。
2.体质达标测试档案管理
（1）体质达标测试档案材料主要由体育学院大学生体质健康教研室进行收集整理，相关部门根据需要进行协助。
（2）资料收集整理后，经学院领导审核合格签字后上交资料管理员进行归档。
（3）体质达标测试档案资料归档在本年度十二月份完成。
（4）体质达标测试档案资料按照年份装盒，盒内资料排序按照资料形成时间排序装订。电子材料存入指定电脑，并做查询目录表（如：D盘—XX文件夹—XXX年度—XX资料）。
四、档案管理的要求
（一）档案管理人员要认真做好平时预立卷工作，随时将办理完成的文件按类别归档
放入相应的卷夹。
（二）立卷归档前要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全，检查文件反映的内容与事实是否相符，如有问题应及时补救。
（三）不同年代的文件一般不在一起组卷。同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷。
（四）归档的文件材料要求清楚、规范，若不清楚，破损的文件材料应修补完整。
五、归档的时间
每年一月份为归档时间（寒假前）移交上年度归档材料，教学档案每年七月份为归档时间（暑假前），移交本学年度（上年9月—当年7月）的归档材料。
